電子納品と電子管理～PDFファイル納品～ - 社団法人宮城県公共嘱託登記土地家屋調査士協会

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電子納品と電子管理
～PDFファイル納品～

理事　佐々木　尚

　最近発注官公署より、図面一式をパソコンで成果品を電子管理したいとの要望が出て来ており、その対応を種々検討の結果PDFファイルにてCD-ROM納品とすることが最適であるとの結論に達しました。
　そこでPDFファイルについて勉強していきます。

Ⅰ．PDFファイルについて
　パソコンで文書・図面等を作成保存すると、文書を作成したアプリケーションソフト独自の形式でファイルが保存されます。WordならWord文書形式、ExcelならExcel文書形式というように、ファイル形式はアプリケーションソフトによって異なります。
例えば、Word文書はExcelでは開けません。
PDFを使うと、これらの操作環境の差異を吸収できます。
PDFとは、Portable Document Formatの略称で Adobe（アドビー）社が開発した電子文書のためのファイル形式です。
　WordやExcel更に図面等のファイルをPDFというファイル形式に変換して保存すれば、そのファイルはAcrobat Reader（アクロバットリーダー）というソフトがあれば、WindowsでもMacintoshでも、容易に開いて画面に表示でき、印刷もできます。
　Acrobat Readerは Adobe社のホームページからダウンロードできます。また、Acrobat Readerは、 CD-ROMなどで配布することも許可されています。
　PDFは、一般的に　ファイルサイズが小さくできます。
　PDFを作成する際の設定によって、文書内で利用したフォント（書体）を、文書に埋め込んで保存できます。 PDFを利用する相手のパソコンに、作成したパソコンのフォントが無くても、作成したパソコンと同じ体裁で文書などを表示できます。
　このようにPDFは、アプリケーションソフトの違い、OSの違いに関係なく配布できる、最適なファイル形式です。
　PDF形式のファイルに保存するには、PDF作成用のソフトウェアが別途必要になります。（有料）それが　Acrobatです。各種アプリケーションソフトで作成した文書・図面ファイルをPDFに変換するには Adobe Acrobatが必要です。 Acrobatと前述の Acrobat Readerは違うソフトです。
　Acrobat Readerは、 PDFを画面に表示したり、印刷することはできますが、自分で作成したWordやExcel・図面データをPDFに変換することはできません。それに対してAcrobatは、PDFの作成や、部分的な文字の変更などの編集機能など、PDFの作成に必要な機能がすべて備わっています。

Ⅱ．インストールについて

Acrobat Distillerが追加されたときの表示　パッケージソフトであるAcrobatを購入しインストールすると、Acrobat以外に　Acrobat　Distillerというソフトもインストールされます。
　Acrobatでは、PDFの作成と編集を２つのソフトで分担しており、各種アプリケーションのデータをPDFに変換して保存するのは、Acrobat　Distillerです。作成したPDFを画面に表示して、編集や印刷を行うのがAcrobatということです。
Acrobat　Distillerという仮想プリンタのアイコン（左図）が作成されます。

Ⅲ．作成について

各種成果品を各々PDFファイルに作成

各ファイルをひとつのファイルへを集める

しおりを作成（位置の設定）

ＣＤ－ＲＯＭ作成

１．各種成果品を各々PDFファイルに作成

　PDFを作成するには、印刷する場合と同様な操作になります。プリンタは、Acrobat　Distiller（仮想プリンタ）を使用します。Acrobat　Distillerは、プリンタにデータを送るのではなく、PDF書類にデータを変換し、ファイルとして保存するのであり、実際には印刷はしません。要するに印刷操作で、プリンタをAcrobat　Distillerに指定すると、各種Word文書、Excel表、…図などがPDFとして保存されることになります。
PDF作成フロー図
プリンタの選択　つまり　文書・図面等作成しましたら、印刷で、Acrobat　Distillerを指定します。

プリンタプロパティ尚、プロパティで用紙のサイズ・向き等を確認してください。

PDFファイルの保存 “ＯＫ”で、PDFを保存する場所を指定します。
本例では、新しいフォルダを指定しております。

PDFファイルの保存各種成果品を次々とPDFファイルに変換し同じフォルダに保存します。

スキャナからの読み込み方法閲覧調査等した書面・図面は、パソコンにＴＷＡＩＮ対応のスキャナが接続されている場合は、Acrobatを起動させスキャナで読み込むと、そのままPDFファイルを作成できます。

TWAINスキャナの選択前頁の次に表れる画面で、スキャナを選びます。

作成後ファイル一覧
上図はこのようにして、作成したPDFファイルです。

２．各ファイルをひとつのファイルへ集める

　はじめにどれか一つのPDFファイルを開くと、上図左側のウィンドウが開きます。そこのサルネームタブをクリックし、挿入するPDFファイルを“クリック　アンド　ドラック”し、上図左側ウィンドウに挿入します。
　全てを挿入し、サムネールを開くと下図の通りとなります。
全サムネール表示

３．しおりを作成（位置の設定）

PDFにしおりを付けると、ナビゲーションパレットウィンドウにしおりを表示して、タイトルを頼りにページ移動ができます。

左図右上隅のしおりをクリックし、左図のように新規しおりをクリックすると無題というしおりが表れます。

しおりの名前の変更1 無題というしおりは名前の変更をクリックすると名称を付けられます。

しおりの名前の変更2 名前の変更をクリックして納品に適した各種のしおりを作成します。

しおりの階層の作成しおりは、階層構造になっています。なお、しおりはいつでも追加できます。

階層に入れたいしおりを、“クリック　アンド　ドラック”し階層を作ります。

しおり完成例

しおりの位置設定 しおりとページが一致するよう、しおりの位置の設定を行います。
文書ウインドウ（右ウィンドウ）に、該当文書等を表し、該当のしおりをクリックし、右上隅のしおりをクリックすると左図のとおりとなります。そしてしおりの位置の設定をクリックするとしおりと文書等がリンクします。これによって、ナビゲーションパレットウィンドウ（左図）にしおりを表示して、しおりを頼りにページ移動ができます。

＜参考＞しおりも付け　表紙を開いているところ